Yksityisyydensuojalauselma

Tällä sivulla voit lukea Briox Suomi Oy:n (jäljempänä “Briox”, “me” tai “meidän”) henkilötietojen käsittelyn käytännöistä. Käyttäjiemme yksityisyydensuoja on meille tärkeää ja siksi toivomme, että tämä sivu antaa sinulle vastauksia kysymyksiisi.

 

Tässä lauselmassa on kolme erityisen tärkeää asiaa, jotka kannattaa ottaa huomioon:

  1. Briox haluaa selventää, kuinka suojaamme oikeuksiasi ja yksityisyyttäsi.
  2. Kerromme myös kuinka Briox käyttää jakamiasi henkilötietoja, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttökokemuksen Brioxin palvelujen suhteen, mukaan lukien verkkosivustomme, ja silloin kun asiakkaamme ottavat meihin yhteyttä.
  3. Selvennämme myös, mitä tietoja keräämme ja mitä teemme niillä.

 

Osapuolet ja osapuolien vastuu henkilötiedoistasi

Briox Suomi Oy, 2440382-4, PL 145, 00121 Helsinki, on verkkopohjaisten ohjelmien toimittaja, joka tarjoaa ohjelmistoja mm. kirjanpitoon, laskutukseen, tilauksiin ja arkistointiin. Jäljempänä näitä kutsutaan “Palveluiksi”. Briox on apuna käsitellessäsi henkilötietoja Palvelussa, ja sillä on näin tekninen ja järjestävä vastuu turvallisuustoimenpiteistä, jotka on kuvailtu Brioxin kotisivuilla kohdassa Briox GDPR. Henkilötietojesi käsittelijä Palvelussa on “Asiakas”, joka on rekisteröity yhtiö Brioxissa, ja joka voi olla laskentatoimen konsultti, tilintarkastaja, pieni tai keskisuuri yritys tai yhdistys. Henkilöä, joka on käyttäjä ja jolla on omat sisäänkirjautumistiedot Palveluihin, kutsutaan jäljempänä “Käyttäjäksi”. Palvelussa on “Järjestelmän pääkäyttäjä”, joka on Asiakkaan edustaja ja jolla on vastuu lisätä käyttäjiä ja muita pääkäyttäjiä, jakaa käyttöoikeuksia sekä antaa ohjeita Brioxille koskien tietojen käsittelyä, henkilötiedot Palvelussa mukaan lukien.

Briox on vastuussa jakamiesi henkilötietojen käsittelystä, kun:

  • tilaat Palvelun,
  • saat sisäänkirjautumistiedot ja tulet Palvelun käyttäjäksi,
  • käytät Briox Scanner -sovellusta ja/tai mobiiliversiota,
  • sinulla on kysymys ja/tai otat yhteyttä meihin,
  • ilmoittaudut webinaariimme,
  • vierailet kotisivuillamme ja hyväksyt evästeiden käytön.

 

Mitä henkilötietojasi käsittelemme?

Henkilötietojen käsitteleminen riippuu yritystyypistä. Yritystiedot voi muuttaa henkilötiedoiksi, jos Asiakas on yksittäinen yritys tai jos opiskelija käyttää Brioxia osana koulutusta. Kun tilaat Palvelun, keräämme sekä yhteys- että yritystietosi. Kaikilla käyttäjillä on rekisteröidyt yhteystiedot, sisäänkirjautumistiedot sekä verkkotunnistautuminen Palvelua käyttääkseen. Webinaareihin ilmoittautumista varten tarvitsemme osallistujan sähköpostiosoitteen. Kysymysten ja muiden yhteydenottojen yhteydessä henkilötietojen laadun ja määrän keräämiseen voi vaikuttaa käytetty viestintäkanava. Henkilötiedoiksi laskettuja kategorioita ovat useimmiten yhteystiedot, verkkotunnistautumiset, yritystiedot sekä yhteydenoton syy (jäsentymättömänä materiaalina), joka sisältää ne henkilötiedot jotka olet valinnut jakaa kanssamme. Löydät yksityiskohtaisen luettelon eri kategorioiden ja tapausten yhteystiedoista ja niiden laillisesta perustasta ensimmäisestä liitteestä. Verkkosivustollamme kerromme lisää myös evästeiden käytöstä.

 

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Briox kerää käyttäjien ja asiakkaiden henkilötietoja tarjotakseen Palveluja, täyttääkseen sopimuksen velvoitukset sekä antaakseen parhaan mahdollisen käyttökokemuksen niin Palvelussa kuin verkkosivustolla. Henkilötietojen kerääminen mahdollistaa tunnistautumisen, tilin hallinnoimisen, tilastotietojen kokoamisen ja suoramarkkinoinnin (josta voit kieltäytyä). Tilauksen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja käytetään tilauksen käsittelemiseen, laskutukseen sekä sisäänkirjautumistietojen lähettämiseen. Tarvitsemme kaikkien käyttäjien henkilötietoja antaaksemme heille pääsyn Palveluun ja jotta sinä voisit käyttää Palvelua, hoitaa asioinnin asiakkaana, tunnistautua ja tietää ketkä käyttäjät ja asiakkaat käyttävät Palvelua. Briox Scanner -sovelluksen käyttäjänä hyväksyt, että Briox saa käyttää puhelimesi kameraa ja kuvatiedostoja jotta voit ladata aineistoasi Palveluun. Yhteystietoja (sähköpostiosoitetta) tarvitaan suorittamaan tehtäviämme webinaareissa. Ottaessasi yhteyttä Brioxiin jonkin viestintäkanavan kautta, tietojasi käytetään tapauksen hoitamiseen, yhteydenottoon ja palvelun parantamiseen tallentamalla tapaus tulevia kysymyksiä varten. Hyväksyt evästeet henkilötietojen käsittelyyn vierailessasi Brioxin kotisivulla.

 

Kenen kanssa jaamme henkilötietosi?

Tiettyjä ohjelmia ja toimintoja käytettäessä voi olla mahdollista, että jaamme henkilötietoja Brioxin alihankkijoiden kanssa EU:n/ETA:n sisä- ja ulkopuolella. Brioxin verkkosivulta löydät yleiskatsauksen koskien vastaanottajia ja paikkoja kyseessä olevalle henkilötietojen käsittelylle.

Toimittajilla on samankaltaisia velvollisuuksia henkilötietojen käsittelyä kohtaan kuin sinä asiakkaana olet sopinut kanssamme ja kuten henkilötietokäsittelysopimuksessa ilmenee. Asiakkaana henkilötietosi voidaan tulla yhdistämään kolmannen osapuolen rekisteriin, jotta sinusta asiakkaana voidaan koota enemmän tietoja. Jos käytät e-laskuja Palvelussa, henkilötietoja luovutetaan Brioxin palvelujen alihankkijoille e-laskutusta koskien. Voi olla myös mahdollista, että jaamme henkilötietoja samaan konserniin kuuluvien toisten yhtiöiden kanssa, jotta voisimme tarjota Palveluja ja täyttääksemme velvollisuutemme sinua kohtaan. Jaamme käyttäjien ja asiakkaiden henkilötietoja samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden kesken kun sinulla on asioita hoidettavana kanssamme ja jos tietoja tarvitaan sinua auttaaksemme. Mikäli haluat aktivoida integroinnin tilillesi Palvelussa, jaamme ne henkilötiedot joita integraatio vaatii, ja mikä perustuu sinun pyyntöön.

 

Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Briox säilyttää henkilötietoja asiakkaasta niin kauan kuin asiakkuus on voimassa, tai niin kauan kuin on välttämätöntä saavuttaa tässä lauselmassa kuvaillut tarkoitukset. Sopimuksen rauettua Briox tulee poistamaan tietosi tai poistamaan tunnistettavuuden tiedoista kohtuullisen ajan sisällä, jollei suomalainen tai EU-laki, tuomioistuin tai viranomainen muuta määrää. Tietosi voidaan tallentaa edunvertailuun perustuen, jos sille on turvallisuus- ja/tai taloudellisia syitä. Käyttäjien henkilötietojen varastoimisen kestoaika vaihtelee, riippuen niiden keräämistarkoituksesta. Tiedot poistaa järjestelmän pääkäyttäjä Palvelussa, mutta niissä tapauksissa joissa teknistä toimintoa poistamiseen ei löydy, pääkäyttäjän tulee ottaa yhteyttä meihin. Tiedot, jotka kerätään yhteydenottojen yhteydessä, varastoidaan niin kauan kun olet asiakkaanamme. Asiakkuuden loputtua voimme tallentaa tiedot edunvertailusta riippuen tai todistuksena, mikäli ongelmia ilmenisi. Tallennus rajoitetaan silloin yhteen valvottuun hallintojärjestelmään.

 

Mitä oikeuksia sinulla on?

Brioxiin rekisteröityneenä sinulla on monia oikeuksia, jotka sinun on hyvä tietää. Sinulla on oikeus pyytää kerran vuodessa maksutonta rekisteriotetta, josta käy ilmi kaikki sinusta rekisteröidyt tiedot. Joissakin tapauksissa sinulla on oikeus myös henkilötietojen lataamiseen palvelusta. Sinulla on oikeus saada virheelliset tai puutteelliset henkilötiedot oikaistua ja rajoittaa henkilötietojen käyttöä kunnes ne on korjattu. Sinulla on oikeus tulla unohdetuksi, mutta henkilötietojen poistaminen ei voi tapahtua jos se vaatii sopimuksen täyttämistä tai jos suomalainen tai eurooppalainen laki, tuomioistuin- tai viranomaispäätös sanoo jotain muuta, sekä jos se perustuu edunvertailuun. Jos arvelet, että päteviä ei syitä ole tai että edunvertailu on väärä, sinulla on oikeus viedä asia käsittelyyn Tietosuojavaltuutetun toimistolle.

 

Haluatko tietää lisää?

Jos sinulla on kysymyksiä tästä lauselmasta ja henkilötietojen käsittelystä, tai jos haluat poistaa tai muuttaa virheellisiä tietoja, ota yhteyttä meihin verkkosivulla mainituilla tavoilla tai chatin kautta.

Liite 1

Henkilötietokategoriat

 

Tilanne Tietokategoria Henkilötiedot Laillinen peruste
Palvelun tilaus Yritystiedot Yrityksen nimi
Puhelinnumero
Osoite
Postinumero
Paikkakunta
Maa
Täyttää sopimuksessa esitetyt tehtävät käyttäjiä varten
Yhteystiedot Etunimi
Sukunimi
Sähköpostiosoite
Täyttää sopimuksessa esitetyt tehtävät käyttäjiä varten
Palvelun käyttäjä Yhteystiedot Etunimi
Sukunimi
Sähköpostiosoite
Täyttää sopimuksessa esitetyt tehtävät käyttäjiä varten
Sisäänkirjautumistiedot Sähköpostiosoite (käyttäjänimi) Täyttää sopimuksessa esitetyt tehtävät käyttäjiä varten
Verkkotunnistautuminen IP-osoite Täyttää sopimuksessa esitetyt tehtävät käyttäjiä varten
Appi-tiedot Kuvat Täyttää sopimuksessa esitetyt tehtävät käyttäjiä varten
Webinaareihin ilmoittautuminen Yhteystieto Sähköpostiosoite Täyttää sopimuksessa esitetyt tehtävät käyttäjiä varten
Yhteydenotto kotisivuilla Yhteystiedot Nimi
Sähköpostiosoite
IP-osoite
Selainohjelmiston tunnistemerkkijono
Aikaleima
Täyttää sopimuksessa esitetyt tehtävät käyttäjiä varten
Tapaustiedot Viesti vapaatekstinä* Täyttää sopimuksessa esitetyt tehtävät käyttäjiä varten
Yhteydenotto chatin kautta Yhteystiedot IP-osoite
Selainohjelmiston tunnistemerkkijono
Aikaleima
Täyttää sopimuksessa esitetyt tehtävät käyttäjiä varten
Tapaustiedot Viesti vapaatekstinä* Täyttää sopimuksessa esitetyt tehtävät käyttäjiä varten
Yhteydenotto sähköpostitse Yhteystiedot Nimi
Sähköpostiosoite
Käyttäjä-ID (voidaan tarvita)
Puhelinnumero (voidaan tarvita)
Täyttää sopimuksessa esitetyt tehtävät käyttäjiä varten
Yritystiedot (voidaan tarvita) Yrityksen nimi
Y-tunnus
Täyttää sopimuksessa esitetyt tehtävät käyttäjiä varten
Tapaustiedot Viesti vapaatekstinä* Täyttää sopimuksessa esitetyt tehtävät käyttäjiä varten
Yhteydenotto puhelimitse Yhteystiedot Nimi
Sähköpostiosoite
Käyttäjä-ID
Puhelinnumero
Täyttää sopimuksessa esitetyt tehtävät käyttäjiä varten
Yritystiedot (voidaan tarvita) Yrityksen nimi
Y-tunnus
Täyttää sopimuksessa esitetyt tehtävät käyttäjiä varten

 

* Sisältää ne henkilötiedot, jotka olet valinnut antaa.

Liite 2

Henkilötietoja käsittelevät alihankkijat

Käsittely Toimittaja Paikka
Yhteys chatin kautta Tawk Yhdistynyt kuningaskunta (UK)
Sähköpostitse (asiakastuki) Google G-suite Yhdysvallat (USA) (Privacy Shield)
Sähköpostitse (kampanja- ja tiedotelähetykset) Mailchimp Yhdysvallat (USA) (Privacy Shield)
Puhelimitse Hybra UC Ruotsi