Integritetspolicy

Välkomment till Briox Finland AB (härefter  “Briox”, “vi”, “oss” eller “vår”) sida om behandling av personuppgifter. Din integritet är viktig för oss, därför vill vi att denna sidan ska hjälpa dig att fatta ett välgrundat beslut angående din relation till oss.
Det finns tre extra viktiga punkter som vi vill belysa om detta dokument innan vi går vidare in på detaljer:

  1. Briox vill tydliggöra ansvaret för att skydda dina rättigheter och din integritet.
  2. Förtydliga hur Briox använder de personuppgifter du delar med oss, för att vi ska kunna erbjuda dig Briox tjänster och ge dig bästa möjliga upplevelsen av dem, hemsidan och när du är i kontakt med oss.
  3. Dokumentet ska ge dig förståelse för vilka uppgifter vi samlar in, vad vi gör och vad vi inte gör med dem.

Parter och ansvar för behandling av dina personuppgifter

Briox Finland AB, 2440382-4, PL 145, 00121 Helsingfors, är programleverantör av webbaserade program som bl.a. bokföring, fakturering, order och arkiv, som nedan kallas “Tjänsten”. Briox är personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter i Tjänsten och har då ansvar för de organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder som finns beskrivet på Briox hemsida under GDPR. Personuppgiftsansvarig för behandling av dina uppgifter i Tjänsten är “Kunden” som är det registrerade bolaget hos Briox, vilket kan vara redovisningskonsulter, revisorer, små och medelstora företag samt föreningar. Du som är användare och har egna inloggningsuppgifter till Tjänster kallas nedan för “Användare”. I Tjänsten finns rollen “Systemadministratör” som är företrädare för Kunden i Tjänsten med ansvar för att lägga upp användare och andra systemadministratörer, tilldela rättigheter och ge instruktioner till Briox avseende behandling av data, inklusive personuppgifter i Tjänsten.

 

Briox är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som du delar med oss när:

  • du beställer Tjänsten
  • du får inloggningsuppgifter och blir användare av Tjänsten
  • du använder Briox scanner app och/eller mobilversion
  • du har en fråga och/eller kontaktar oss
  • du anmäler dig till någon våra webinars
  • du besöker vår hemsida och accepterar cookies

 

Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

Vilka personuppgifter som behandlas varierar beroende på vilken företagsform du har. Företagsuppgifter kan bli personuppgifter för Kund som är en enskild firma eller elev som använder Briox program under sin utbildning. När du beställer Tjänsten samlar vi in dina kontaktuppgifter och företagsuppgifter. Alla användare har registrerade kontaktuppgifter, inloggningsuppgifter samt onlineidentifikationer hos oss för att kunna använda Tjänsten. Vid anmälan till våra webinars behöver vi deltagarens e-postadress. Har du en fråga eller kontaktar oss gällande något annat ärende kan mängden personuppgifter och vilka det är variera beroende på vilken kommunikationskanal som används. Kategorier av personuppgifter är oftast kontaktuppgifter, onlineidentifikationer, företagsuppgifter samt ärendet i sig som ostrukturerat material, vilket innehåller de personuppgifter du valt att dela med oss. En detaljerad lista över vilka personuppgifter som förekommer inom de olika kategorier, vid vilka tillfällen och vilken laglig grund behandlingen baseras på finns i bilaga 1. Information om hur vi hanterar cookies finns beskrivet på vår sida Om Cookies på hemsidan.

 

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Briox samlar in dessa personuppgifter om dig som användare och kund för att kunna tillhandahålla Tjänsten, fullgöra åtaganden gentemot dig enligt avtal, samt ge dig bästa möjliga upplevelse av både Tjänsten och vår hemsida. Det behövs för att vi ska kunna identifiera dig, administrera ditt konto, för statistiska ändamål och för direktmarknadsföring (vilket du kan avregistrera dig från). De personuppgifter som samlas in vid beställning behövs för att hantera ordern, fakturera och skicka inloggninsuppgifter till dig. Alla användares personuppgifter behövs för att kunna ge dig tillgång till Tjänsten, för att du ska kunna använda Tjänsten, kunna skapa en behandlingshistorik åt dig som kund, kunna identifiera dig samt veta vilka användare och kunder som använder Tjänsten. Vid användningen av Briox scanner App godkänner du att Briox får tillgång till din kameramobil och bildgalleri för att du ska kunna ladda upp dina bilder till Tjänsten. Kontaktuppgifter (e-postadress) behövs för att fullgöra våra åtaganden vid webinars. När du kontaktar oss via någon av Briox kommunikationskanaler används information om dig för att kunna hantera ärendet, kunna kontakta dig och bidra till att förbättra vår service genom att spara ärendet vid återkommande frågor. Besöker du Briox hemsida samtycker du till cookies för behandling av dina uppgifter.

 

Vilka delar vi personuppgifter med?

I användningen av vissa program eller funktioner i programmen kan vi komma att dela personuppgifter med underleverantörer till Briox både inom och utanför EU/EES. En fullständig översikt avseende mottager och platser för respektive behandling av personuppgifter i Tjänsten, finns tillgänglig på Briox hemsida under Det här behöver du tänka på.

 

Leverantörerna har motsvarande skyldigheter gällande behandling av personuppgifter som du som kund avtalat med oss och framgår av Personuppgiftsbiträdesavtalet. Dina uppgifter som kund kan komma att samköras med en tredjeparts register för att samla in mer information om dig som kund. I det fall du som kund använder dig av elektroniska fakturor i Tjänsten, lämnas personuppgifter ut till Briox underleverantör av tjänsten avseende e-fakturor. Vi kan behöva dela personuppgifterna med andra bolag inom koncernen för att vi ska kunna tillhandahålla Tjänsten och fullfölja våra åtaganden gentemot dig. Vi delar personuppgifter om användare och kunder mellan bolagen inom koncernen när du har ett ärende till oss, om informationen behövs för att kunna hjälpa dig. Väljer du att aktivera en integration till konto i Tjänsten kommer vi att dela de personuppgifter som den integratören kräver, vilket då sker på din begäran.

 

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Briox sparar personuppgifter om dig som kund så länge det finns en kundrelation eller är nödvändigt för att uppnå de ändamål som beskrivs i den här policyn. Vid avtalets upphörande kommer Briox radera alternativt anonymisera dina uppgifter inom en rimlig tid efter uppsägning, om inte annan finsk eller europeisk lag, domstol eller myndighet säger något annat. Dina uppgifter kan sparas baserat på intresseavvägning om det finns säkerhets- eller ekonomiska skäl. Hur länge dina personuppgifter som användare lagrats hos oss varierar beroende på syftet till att de samlats in. Uppgifter i Tjänsten raderar systemadministratören, men vid de fall det inte finns en teknisk funktion för radering behöver din systemadministratör kontakta oss. Uppgifter som samlas in när du kontaktar oss lagras så länge du är kund hos oss för att fullgöra vårt åtagande. Vid avslutad kundrelation kan vi lagra det baserat på intresseavvägning som bevismaterial ifall det skulle uppstå problem. Lagringen begränsas då till ett system och med kontrollerad behörighetsstyrning.

 

Vilka rättigheter har du?

Du som registrerad hos Briox har flera rättigheter som du bör känna till. Du har rätt att kostnadsfritt en gång per år, begära registerutdrag över vilken information som finns registrerad om dig. Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet av personuppgifterna. Du har rätt till att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter tills de blir ändrade. Du har rätten att bli glömd, men radering av personuppgifter kan inte ske om det krävs för att fullgöra avtalet eller om annan finsk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger något annat, samt om det baseras på intresseavvägning. Skulle du tycka att det inte finns berättigade skäl eller att intresseavvägningen är felaktig har du rätt att invända mot behandlingen till Dataombudsmannens byrå.

 

Om du vill veta mer

Har du frågor om denna policy och behandling av dina personuppgifter, vill radera eller ändra felaktiga uppgifter kan du kontakta oss genom de kontaktuppgifter som finns på Briox hemsida samt via chatten som finns tillgänglig på hemsidan.

Bilaga 1

Kategorier av personuppgifter

När Kategori av uppgifter Personuppgifter Laglig grund
Beställning av Tjänsten Företagsuppgifter Företagsnamn
Telefon
Adress
Postnummer
Ort
Land?
Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Kontaktuppgifter Förnamn
Efternamn
E-post
Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Användare av Tjänsten Kontaktuppgifter Förnamn
Efternamn
E-post
Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Inloggningsuppgifter E-post (användarnamn) Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Onlineidentifikation IP-adress Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
App-uppgifter Bilder Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Anmälan till webinars Kontaktuppgift E-post Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Kontakt via hemsidan Kontaktuppgifter Namn
E-post
IP-adress
Browser identification string
Time stamps
Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Ärendeuppgifter Meddelande i löptext* Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Kontakt via chatt Kontaktuppgifter IP-adress
Browser identification string
Time stamps
Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Ärendeuppgifter Meddelande i löptext* Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Kontakt via e-post Kontaktuppgifter Namn
E-post
Användar-ID (kan förekomma)
Telefonnummer (kan förekomma)
Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Företagsuppgifter (kan förekomma) Företagsnamn
FO-nummer
Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Ärendeuppgifter Meddelande i löptext* Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Kontakt via telefon Kontaktuppgifter Namn
E-post
Användar-ID
Telefonnummer
Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Företagsuppgifter (kan förekomma) Företagsnamn
FO-nummer
Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

*Innehåller de personuppgifter du valt att skriva.
 

Bilaga 2

Underbiträden för behandling av personuppgifter

 

Behandling Leverantör Plats
Kontakt via chat Tawk
Kontakt via mail (support) Google G-suite USA (Privacy Shield)
Kontakt via mail (kampanj- och informationsutskick) Mailchimp USA (Privacy Shield)
Kontakt via telefon Hybra UC Sverige